مدیریت تشکیلات و بهبود روش‌ها

از آنجایی که سازمان ها، بخصوص دانشگاه ها به عنوان سیستم های باز، به طور دایم در تعامل با محیط قرار دارند. این تعامل برای دانشگاهها بسیار مهم و حیاتی می باشد و آن را تحت تأثیر مسایل پیرامون قرار می دهد. از سوی دیگر، محیط فرا روی دانشگاه، محیطی متغیر و در حال تحول است به طوری که نیاز به بازنگری در تمامی ابعاد سازمانی از قبیل ساختار، اهداف، وظایف، مجموعه قوانین و مقررات، سیستم ها و روش های انجام کار، امری اجتناب ناپذیر است. ضرورت و اهمیت این بازنگری در حدی است که می بایست آن را دایمی تلقی نمود و با شناخت و تجزیه و تحلیل مقتضیات، پارامترهای درونی خود را با آن تطبیق داد و از فرصت های پیش رو به بهترین نحو ممکن استفاده کرد. این مهم در مدیریت تشکیلات و بهبود روشهای دانشگاه با مطالعه، بررسی و طراحی روش های صحیح انجام کار، مهندسی مجدد یا عارضه یابی سازمان، تجزیه و تحلیل آمار و اطلاعات، دریافت پیشنهادهای سازنده و مفید و بکار بستن آن، ارئه آموزشهای جامع و مدون و به روز به کارکنان همزمان با توجه به کرامت و جایگاه محوری سرمایه های انسانی در توسعه مدیریت اسلامی و استقرار اتوماسیون اداری معنا پیدا می کند.

شرح وظایف مدیریت تشکیلات و بهبود روشها

بررسی و پیشنهاد نمودار تشکیلاتی و اصلاح پست های سازمانی و ارائه جهت تصویب هیئت رئیسه دانشگاه .
تدوین، تجزیه و تحلیل روشهای انجام کار، مراحل انجام کار و ... جهت بهینه سازی سیستم اداری و پرسنلی دانشگاه و ارائه به مراجع مربوط.
تجزیه و تحلیل و مطالعه مداوم و مستمر بر تشکیلات تفصیلی دانشگاه به منظور تفکیک و تقسیم صحیح وظایف میان واحدها و جلوگیری از تداخل وظایف. تدوین و اصلاح آیین نامه های اداری و پرسنلی جهت بهبود امور با همکاری مدیریت های ذیربط.
برنامه ریزی نیروی انسانی با همکاری مدیریت امور اداری.
نظارت بر انجام امور تشکیلاتی و پیشنهاد در مورد حذف یا ایجاد پستهای سازمانی و ارائه آن به هیأت اجرایی، کمیسیون دائمی هیأت امناء و هیأت امناء.
بررسی و نظارت در تهیه و تنظیم فرم ها و مهرها به منظور ایجاد هماهنگی و استاندارد کردن آنها.
تهیه شرح وظایف واحدهای و پستهای سازمانی.
نظارت بر برنامه ریزی آموزشی و ارائه دوره های لازم جهت ارتقاء سطح دانش و مهارت کارکنان.
نظارت و اعلام نظر در مورد دوره های آموزشی کوتاه مدت و انطباق آن با طرح های طبقه بندی مشاغل کارکنان .
نظارت و اعلام نظر در مورد دوره های آموزشی بلند مدت کارکنان .
نظارت بر تهیه و تنظیم نشریات مرتبط با آموزش کارکنان .
تهیه گزارش عملکرد سالیانه دانشگاه.
جمع آوری آمار و اطلاعات مورد نیاز جاری دانشگاه و طبقه بندی آنها و نیز ارائه گزارشهای آماری لازم.
نظارت بر طراحی و تهیه بانک اطلاعات مدیریت تشکیلات و بهبود روشها و تحول اداری
نظارت بر انجام امور مکانیزه شدن سیستم معاونت اداری و مالی .
شرکت در جلسات شورا مدیران، کمیته اجرایی طرح طبقه بندی مشاغل، کمیسیون بهره وری و تحول اداری، هیأت اجرایی تشکیلات و امور نیروی انسانی غیر هیأت علمی ، شورای بررسی و پذیرش پیشنهادها، شورای سیاستگذاری طرح تکریم ارباب رجوع و سایر جلسات مرتبط.
طراحی و تدوین به مسیر ارتقاء شغلی کارکنان و ارائه به مراجع ذیصلاح.
انجام امور مربوط به سیستم تکریم ارباب رجوع .
انجام امور مربوط به سیستم پذیرش و بررسی پیشنهادها.
نظارت بر حسن اجرای وظایف واحدهای تحت سرپرستی.
سرپرستی دبیرخانه کمیسیون بهره وری و تحول اداری و شورای پذیرش و بررسی پیشنهادها .