مدیریت دفتر کنفرانس‌ها، همایش‌ها،‌‌‌مسابقات‌علمی

شرح وظایف دفتر امور کنگره ها و سمینارها

الف- انجام امور مربوط به شرکت و ارائه خلاصه مقاله اعضای محترم هیأت علمی به همایشهای خارج از کشور (اعزام و مراجعت)

۱. دریافت مکاتبه موافقت معاونت و یا مرکز با ارائه مقاله متقاضی، از طریق سیستم اتوماسیون

۲. بررسی کارشناسانه پذیرش و کنترل مدارک افراد متقاضی، تکمیل نواقص و ورود اطلاعات به فایل اطلاعاتی دفتر جهت سهولت دسترسی به اطلاعات متقاضیان و ورود کلیه اطلاعات مربوط به سفر ایشان

۳. تهیه معرفی نامه به سفارت جهت تسهیل فرآیند اخذ روادید

۴. تماس با متقاضیان به منظور اطمینان از دریافت روادید به کشور مربوطه

۵. تهیه نامه درخواست صدور حکم مأموریت آموزشی و پیگیری موضوع پس از ارسال نامه

۶. تهیه معرفی نامه به هواپیمایی جمهوری اسلامی ایران بمنظور تخفیف هزینه بلیط سفر

۷. دریافت گزارش سفر متقاضی از طریق اتوماسیون به همراه مستندات مربوطه

۸. بررسی کارشناسانه مدارک دریافتی، پس از مراجعت افراد از سفر

۹. محاسبه میزان مبلغ متعلقه بر حسب منطقه جغرافیایی، تعداد روزهای همایش و همچنین نوع ارائه (سخنران مدعو- شفاهی-پوستر- مجازی)

۱۰. مکاتبه با حسابداری جهت تسویه حساب با افراد

ب-  انجام امور مربوط به شرکت و ارائه خلاصه مقاله اعضای هیأت علمی پژوهشی در کنگره های داخل کشور  

۱. دریافت تقاضاهای واصله از طریق اتوماسیون

۲.بررسی کارشناسانه مدارک افراد متقاضی، تکمیل نواقص و ورود اطلاعات به فایل مربوطه

۳. تهیه مکاتبه با حسابداری جهت تسویه حساب بر حسب مصوبه شورای مدیران

۴. تهیه کپی از خلاصه مقالات واصله

۵. ورود اطلاعات به پورتال

پ- انجام امور مربوط به شرکت و ارائه خلاصه مقاله دانشجویان و کارکنان به همایش­های داخل و خارج از کشور

۱. دریافت تقاضاهای واصله از کمیته تحقیقات دانشجویی، مدیریت تحصیلات تکمیلی، شبکه ها و واحد  HSR معاونت­ها پس از ارجاع معاونت به وسیله اتوماسیون

۲.بررسی کارشناسی پذیرش و کنترل نامه ها و مدارک افراد متقاضی، تکمیل نواقص و ورود اطلاعات به فایل اطلاعاتی

۳. بررسی کارشناسانه مدارک دریافتی، پس از مراجعت افراد از همایش  

۴. محاسبه میزان مبلغ متعلقه بر حسب مصوبات شورای پژوهشی و یا امور رفاهی دانشگاه به منظور تهیه مکاتبه با حسابداری و یا شورای رفاهی جهت تسویه حساب

۵. تهیه کپی از خلاصه مقالات واصله

۶. ورود اطلاعات به پورتال

ت- انجام امور مرتبط با برگزاری کلیه گردهمایی های علمی دانشگاه آل طه از جمله کنگره، سمینار، همایش، سمپوزیوم و غیره 

۱. دریافت درخواست برگزاری کنگره با موضوع خاص از سوی گروه و یا مرکز تحقیقاتی و پیرو آن مکاتبه جهت طرح موضوع در هیات رییسه و همچنین پیگیری طرح موضوع

۲. ابلاغ نتیجه هیات رییسه به متقاضیان برگزاری کنگره پس از دریافت مصوبه هیأت رئیسه و هماهنگی به منظور عدم تداخل زمانی گردهمایی های دانشگاه

۳. ارسال فرم های مربوط به اخذ مجوز از استانداری، پورتال همایش نگار، مجوز بین المللی و همکاری جهت تکمیل آنان

۴. ارسال فرم های مربوط به صندوق حمایت از پژوهشگران و فناوران کشور و همکاری جهت تکمیل و ارسال آن و همچنین پیگیری نتیجه

۵. صدور احکام دبیران علمی و اجرایی کنگره

۶. مشارکت و همکاری به منظور ایجاد دبیرخانه مستقل و ارجاع درخواست نرم افزار همایش به کارشناس IT معاونت

۷. بررسی فراخوان­های اولیه و محتوای پوسترکنگره و هماهنگی با کانون­های تبلیغات و چاپخانه جهت طراحی و ارسال مراسلات بر اساس مصوبات

۸. همکاری جهت تهیه مطالب وب سایت کنگره از جمله اطلاع رسانی درخصوص نحوه ثبت نام، اقامت و نرخ هتلها، گردشگری، برنامه های علمی، برنامه های جنبی، نمایشگاه و ...

۹. هماهنگی در برگزاری جلسات و شرکت در جلسات کمیته علمی و اجرایی کنگره به منظور انتقال تجارب به دبیران گردهمایی های علمی دانشگاه و تهیه صورتجلسه پس از اتمام جلسات مذکور و پیگیری مصوبات جلسات و گزارش به دبیران مربوطه

۱۰. ایجاد هماهنگی بین دبیران و مسئولین اجرایی سمینارها، ثبت و ارجاع مکاتبات ورودی و خروجی در اسرع وقت و پاسخ گویی مناسب به کلیه مراجعه کنندگان در خصوص نکات مطروحه در مورد هر سمینار

۱۱. مکاتبه با معاونین پژوهشی دانشگاه های سراسر کشور به منظور اطلاع رسانی و ارسال فراخوان های مربوطه

۱۲. ایجاد هماهنگی­های لازم در خصوص برگزاری بهینه سمینار با هماهنگی کلیه مراکز ذیربط و واحدهای زیر مجموعه معاونت

۱۳. تهیه دعوتنامه و ارسال آن جهت میهمانان خارجی کنگره و پیگیری خواسته مهمانان تا حصول نتیجه و جوابگویی به نامه‌های ارسالی آنان

۱۴. ایجاد هماهنگی با روابط عمومی دانشگاه به منظور نصب بنر و یا بیلبورد

۱۵. بررسی صحت و محتوای مطالب کتابچه خلاصه مقالات و یا لوح فشرده (CD) و برنامه علمی به منظور چاپ، تکثیر و انتشار در کنگره

۱۶. ارسال اخبار گردهمایی های دانشگاه جهت ارسال به روابط عمومی و هماهنگی جهت اعزام خبرنگاران در موارد لازم و ترتیب مصاحبه مطبوعاتی معاونت و دبیران کنگره

۱۷.حضور در غرفه ثبت نام کنگره در روز همایش و نظارت بر اجرا

۱۸. همکاری در تهیه گواهی ارائه مقاله (سخنرانی، پوستر، کارگاه)، بازآموزی جهت شرکت کنندگان داخلی و میهمانان خارجی

۱۹. همکاری جهت پرداخت فاکتورها و امور حسابداری

۲۰. ارائه تقدیر نامه به افراد اجرایی و همچنین شرکت های حاضر در نمایشگاه جنبی

ث –انجام امور مربوط به جمع آوری خلاصه مقالات چاپ شده با عنوان دانشگاه آل طه 

۱. تهیه کپی از خلاصه مقالات ارائه شده توسط اعضای هیأت علمی، دانشجویان و کارکنان در کنگره های خارجی پس از مراجعت آنان

۲. تهیه و جمع آوری مستندات مربوط به احتساب کنگره ها و سمینارها از جمله مجوز بازآموزی تأییدیه کارگروه مجوز بین المللی وکتابچه خلاصه مقاله

۳. مکاتبه با دانشکده ها و مراکز تحقیقاتی به منظور درخواست جهت دریافت خلاصه مقالات چاپ شده در کنگره ها در پایان هر فصل

۴. ورود روزانه اطلاعات به فایل اطلاعاتی موجود دفتر 

۵. جستجوی اینترنتی به صورت روزانه جهت دسترسی به خلاصه مقالات ارایه شده با عنوان دانشگاه آل طه و درخواست کتابچه خلاصه مقالات از دبیرخانه همایش های سطح کشور 

۶. جمع آوری مستندات مربوط به سخنرانی مدعو اعضاء هیأت علمی در مجامع بین المللی 

۷. درخواست از مراجعین کنگره ها به منظور تحویل کتابچه و یا لوح فشرده کنگره

ج- انجام امور مربوط به دوره های فرصتهای مطالعاتی اعضای محترم هیأت علمی (اعزام و مراجعت)

۱. پیگیری جهت تکمیل مدارک افراد به منظور معرفی برحسب نیازهای آموزشی و پژوهشی گروهها

۲. استعلام حسن انجام وظیفه افراد هیأت علمی از معاونتها و ریاست دانشکده مربوطه

۳. طرح موضوع در کمیته فرصت مطالعاتی و بورس دانشگاه پس از دریافت استعلام ها و تنظیم صورتجلسه

۴. تهیه معرفی نامه جهت اداره حقوقی دانشگاه به منظور اخذ تعهد از افراد

۵. تهیه معرفی نامه به سفارت جهت اعطای تسهیلات برای اخذ ویزا

۶. تهیه معرفی نامه به هواپیمایی جمهوری اسلامی ایران بمنظور تخفیف هزینه بلیط شخص متقاضی و همراهان

۷. تهیه نامه درخواست حکم مأموریت آموزشی به منظور تداوم پرداخت حقوق و مزایا و پیگیری صدور حکم فرصت مطالعاتی

۸. ارتباط با فرد اعزامی و پیگیری درخواست تمدید دوره ایشان در صورت موافق بودن گروه و دانشکده مربوطه

9. محاسبه میزان مابه التفاوت مبلغ ریالی حقوق با جدول ارزی جهت اعضاء و همراهان بر حسب کشور مربوطه و همچنین تهیه نامه جهت معاونت پشتیبانی به منظور پرداخت هزینه دوره فرصت مطالعاتی

۱۰. درخواست ارائه کنفرانس درون بخشی جهت انتقال تجارب و یافته ها درطول دوره فرصت مطالعاتی به دیگر افراد گروه

۱۱. تهیه مدارک لازم به منظور پرداخت هزینه بلیط هواپیما و ارسال به حسابداری

۱۲. مکاتبه با اداره حقوقی به منظور فک رهن پس از مراجعت افراد از دوره فرصت مطالعاتی و طی شدن مدت زمان مربوطه

چ- انجام امور مربوط به مکاتبات لازم با معاونت تحقیقات و فناوری وزارت علوم 

۱. انجام استعلام­ها در موارد مبهم بودن قوانین و مقررات و تدوین پیش نویس آیین نامه ها جهت تسهیل در امور جاری دفاتر از طریق تشریک مساعی با کارشناسان مطلع

۲. ارسال نفطه نظرات مدیریت از جمله پیشنهادات, راهکارها و چالش­های معاونت فوق

ح- اطلاع رسانی در خصوص کنگره ها و سمینارهای آتی دانشگاه آل طه و سایر دانشگاههای کشور و در دسترس قرار دادن اطلاعات مربوطه از طریق وب سایت دانشگاه 

۱. روزآمد نمودن اطلاعات مربوطه بر روی صفحه اول پایگاه الکترونیکی دانشگاه

۲. ارسال خبرنامه ها و فراخوان­ها و بروشورهای واصله، به ریاست دانشکده­ها و مراکز تحقیقاتی و بخش­های مربوطه بر حسب ارتباط موضوعی

۳. ارجاع مکاتبات واصله از سوی دانشگاههای سراسر کشور در خصوص برقراری و اجرای کنگره های آتی ایشان از طریق اتوماسیون به واحدهای زیرمجموعه و مرتبط دانشگاه

د- انجام امور جاری محوطه دفتر

۱. روزآمد نمودن پورتال همایش نگار و آرشیو نمودن همایش های تاریخ گذشته و اخذ پایگاه الکترونیکی هر گردهمایی جهت تقویم دفتر

۲. شرکت در جلسات مربوط به کمیته فرصت مطالعاتی، بورس و همچنین کمیته های اجرایی کنگره های دانشگاه جهت همکاریهای مدیریتی و نظارتی

۳. به روز رسانی آیین نامه های جاری دفتر و وب سایت دفتر

۴. تهیه مستندات جهت برنامه عملیاتی استراتژیک دفتر امور کنگره ها و سمینارها و ارایه برنامه با توالی سالیانه

۵. انجام امور مربوط به کلیه مکاتبات مدیریت (وارده- صادره) از جمله معاونت آموزشی و پژوهشی وزارت متبوع سازمان بازرسی کل کشور

۶. اطلاع رسانی کلیه مکاتبات وارده به معاونت درخصوص برگزاری دوره های آموزشی و یا پژوهشی به دانشکده ها و مراکز تحقیقاتی

۷. ارائه عملکرد ماهانه دفتر به رابط روابط عمومی معاونت جهت ارسال به روابط عمومی دانشگاه

۸. انجام امور مربوط به صدور کارت­های اعتباری از جمله درخواست تکمیل تعهدنامه و تهیه معرفی نامه به بانک در زمان جاری بودن روند

۹. ارایه گزارشات درخواستی از دفتر به همراه ارسال مستندات مربوطه و همچنین ورود شماره های اقدام مصوبه های هیأت رئیسه دانشگاه

۱۰. پیگیری و در دسترس قرار گرفتن ها دبیر خانه به نرم افزار عام کنگره ها و سمینارهای دانشگاه  

۱۱. تفهیم و شفاف سازی بندهای مربوط به آیین نامه اجرایی برگزاری گردهمایی های دانشگاه به افراد ذیربط

۱۲. تدوین و ابلاغ آیین نامه های جدید و در صورت نیاز به پیگیری موضوع، انجام آن

۱۳. تهیه مکاتبات انگلیسی درخواستی مراجعین به دفتر ریاست دانشگاه و مدیریت پژوهشی


مدیر دفتر کنفرانسها، همایشها و مسابقات علمی